Wie erstelle ich einen Online-Event über Zoom?

Das Videokonferenz-Tool Zoom ist eine beliebte Lösung um Webinare und Online-Konferenzen durchzuführen.

Mit Zoom gibt es grundsätzlich zwei Arten, einen Event durchzuführen. Diese unterscheiden sich nicht nur in der Art, wie das Meeting auf Zoom aufgesetzt wird, sondern auch wie Sie Ticketbuchungen von Ticketpark mit Ihrem Event verbinden.

Zoom Meetings

Zoom Meetings sind die Standardfunktion von Zoom und sind mit gewissen Limiten auch in der kostenlosen Variante von Zoom verfügbar. Wenn Sie in Zoom ein neues Meeting planen, erhalten Sie eine Meeting-ID und ein Passwort, mit welchen Sie den Teilnehmern den Zugang zum Meeting gewähren können.

In Ticketpark hinterlegen Sie einen solchen Anlass, indem Sie eine Durchführung als Online-Event anlegen und dort den Link zum Zoom-Meeting hinterlegen – optimalerweise bereits inklusive im Link verschlüsseltes Passwort, wie es von Zoom zur Verfügung gestellt wird.

Optional können Sie die Meeting-ID und das Passwort auch noch als Zusatzinformation hinterlegen, was jedoch nur informativ für Ihren Teilnehmer und nicht zwingend notwendig ist. 

Der Ablauf für Ihren Gast ist wie folgt:

  • Der Gast meldet sich über den auf Ihrer Website integrierten Ticketpark-Anmeldeprozess für Ihren Event an.
  • Kurz vor Beginn des Events erhält der Gast ein Erinnerungsmail mit einem Link zum Online-Event.
  • Der Gast klickt auf den Link und wird auf das von Ihnen hinterlegte Zoom-Meeting weitergeleitet.

Eigenheiten dieses Ansatzes für Sie als Veranstalter:

  • Als Veranstalter müssen Sie nach dem ersten Setup der Durchführung nur noch das Zoom-Meeting starten. Ticketpark stellt sicher, dass die Gäste den Weg dorthin finden.
  • Gäste können sich auch sehr kurzfristig für Ihren Anlass anmelden –  je nach Einstellungen der Durchführungen sogar noch wenn der Anlass bereits begonnen hat.
  • Ticketpark registriert im Hintergrund, welcher Gast den Anlass zu welchem Zeitpunkt besucht hat. Diese Daten stehen Ihnen auf der Excel-Gästeliste zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.
  • Ein Gast kann die Meeting-Zugangsdaten theroetisch an Dritte weitergeben. Allerdings hat der Gast frühestens 30 Minuten vor Beginn Ihres Events Zugriff auf diese Informationen.

Zoom Webinare

Zoom Webinare sind eine kostenpflichtige Funktion von Zoom. Webinare bieten andere Funktionalitäten als Meetings und sind besonders für Anlässe mit vielen Zuschauern und wenigen Sprechern geeignet.

In Ticketpark handhaben Sie einen solchen Anlass als ganz normale Durchführung, da unsere Online-Event-Funktionalitäten nicht gebraucht werden. 

Der Ablauf für Ihren Gast ist wie folgt:

  • Der Gast meldet sich über den auf Ihrer Website integrierten Ticketpark-Anmeldeprozess für Ihren Event an.
  • Der Zugang zum Webinar wird ihm von Ihnen als Veranstalter zum gewünschten Zeitpunkt via Zoom oder ein anderes Tool zugestellt.

Eigenheiten dieses Ansatzes für Sie als Veranstalter:

  • Als Veranstalter sind Sie selbst dafür verantwortlich, dass Ihre Gäste den Zugang zum Webinar erhalten. Dazu laden Sie die Excel-Gästeliste aus Ticketpark herunter und verarbeiten diese Daten auf geeignete Weise weiter.
  • Es empfiehlt sich, den Vorverkauf für solche Events einige Zeit vor dem Anlass zu stoppen, damit Sie alle Teilnehmer rechtzeitig zum Webinar einladen können.
  • Ticketpark weiss nicht, welche Gäste den Anlass besucht haben.
  • Der Zugangslink pro Gast ist persönlich und kann nicht von mehreren Personen parallel verwendet werden.